Razones por las que necesitas (o no) una coordinadora del día B

Sabemos que cada pareja (y cada boda) es un mundo, por lo que no todas necesitan contratar los mismos proveedores para su gran día. Además, en la actualidad es relativamente sencillo buscar y seleccionar todo lo necesario para la boda si tienes tiempo, ganas y conocimiento; por lo que no todo el mundo se plantea contratar a una Wedding Planner para organizar su boda. Incluso si no tienes ni idea de por dónde comenzar, existen servicios de asesoramiento online donde te guíen para dar los primeros pasos en la organización y contratación de todo lo necesario para celebrar una boda. De hecho es uno de los servicios que desde La Boda Prometida ofrecemos.

Ahora bien, ¿te has parado a pensar cuántas empresas trabajan codo con codo en una boda "tradicional"? Lógicamente, para ir a comer con vuestros padres después de firmar en los juzgados, no es necesario coordinar mucho, pero si pretendes celebrar "una boda al uso" en la que haya música en directo, fotógrafo y videógrafo, catering, autobuses, floristas, DJ, coche... en ese caso, alguien debe estar al mando para controlar que todos vayan a una y poder dar respuesta a los posibles imprevistos que pueden surgir (y te aseguro que surgen) en una boda. Y si no contratas a alguien profesional, me temo que la responsabilidad de tomar decisiones con más o menos experiencia os tocará a tu mejor amiga o a ti. Evidentemente, ella lo hará encantada, pero yo soy de las que piensa que invitados y novios deben ese día dedicarse exclusivamente a disfrutar (y brindar mucho).

No voy a contarte la infinidad de casuísticas que he vivido en las bodas trabajando de Wedding Coordinator o Coordinadora de la boda y la cantidad de incidentes que suceden cuando se juntan centenares de personas en un mismo espacio, pero sí que puedo asegurarte que hasta los más escépticos, cuando pasa el día de la boda, han sido conscientes de todas las tareas "invisibles" que como coordinadoras hemos tenido que llevar a cabo. Además, como imaginarás, lo más habitual es que esas tareas no las realice una sola persona sino un equipo profesional, por eso hablo en plural cuando explico nuestras tareas.

Y ya que parece que hemos llegado a la conclusión de que es muy importante tener a alguien pendiente (al menos) del catering, el lugar y los invitados, formulemos la siguiente pregunta:

Si el catering nos pone un encargado para ese día en la hacienda, entonces no haría falta el papel de una wedding planner que coordine más en la boda, ¿no?

Esta pregunta soléis hacerla bastante y la respuesta es DEPENDE.

En el 95% de los casos, las tareas de la persona encargada del lugar de celebración o del catering no tienen nada que ver con las tareas de la wedding planner coordinadora de la boda, por lo que casi siempre una boda va a necesitar de las dos figuras. ¿Y en qué casos no tendríamos que contratar coordinación extra? Cuando la persona de la finca ya os realice las tareas de la wedding planner. Por eso, depende de las obligaciones y tareas de esa persona encargada y sus coberturas. Yo aquí me informaría muy en detalle en la primera visita a la finca de si existe esa figura coordinadora y de todo lo que cubre y lo que no (de hecho, fue lo que hice en mi boda en 2023 para saber si necesitaba o no una wedding planner), pues si las funciones de ambas personas se solapan, entonces no tiene mucho sentido contratar doble. Ya sabemos que en una boda no se puede derrochar por derrochar.

Yo, persona que llevaba más de un año soñando con el gran día y perfeccionista donde las haya, en mi boda opté por contratar una wedding planner que estuviera pendiente de todos los detalles que sabía me iban a preocupar a mí. De hecho, en mi boda, la finca tenía una persona supervisando lo que sucedía allí, pero a mí me parecía fundamental tener a alguien pendiente de todo -desde los preparativos hasta el final, pasando por cómo llegábamos a la ceremonia, lo que sucedía en la ceremonia, cómo los invitados llegaban hasta la celebración, necesidades concretas de invitados de fuera, etc.-. Y eso era imposible que lo supervisaran desde la finca, por lo que nosotros necesitábamos una wedding planner.

Además, no sabéis el feeling, la tranquilidad y la confianza que nuestra wedding y su equipo nos daban.

En el vídeo, Elvira, mi coordinadora, colocándome el velo como si de una amiga se tratara.

Resumiendo, existen dos figuras diferenciadas:

Por un lado, la persona de la finca que se encarga de todo lo relacionado con el catering y las infinitas tareas que tienen que realizar ese día como entre muchas otras: colocación de mobiliario, cubertería, cristalería, tareas relativas a la preparación de comidas y menaje, coordinación de camareros, disposición de mesas, tiempos entre platos para que la comida llegue en su temperatura adecuada, montaje y desmontaje de espacios, alérgenos de comensales, cobertura de imprevistos materiales... Además, recordemos que esa persona no se desplaza, es decir, no estará presente en la ceremonia.

La coordinadora de la boda, además de daros tranquilidad porque os acompaña en cada momento, genera un timing de ese día para que no se escape ningún detalle especial entre tanto ritmo frenético e incluye los datos de todos los proveedores por si surgieran imprevistos o para ir chequeando que cada uno cumple con sus respectivas tareas. También, os guía en cuanto al protocolo de los distintos momentos. Además, las personas del catering tienen tal carga de trabajo ese día que no pueden dedicarse a detalles más personalizados que recaen sobre la wedding planner. Por ejemplo, si los novios quieren colocar marcasitios o tarjetas personalizadas a cada invitado, detalles a los testigos, a las embarazadas... eso es algo bastante laborioso que realiza la wedding planner.

Otro ejemplo sería en la ceremonia cuando se supervisan todos los detalles y protocolos. Recuerdo una boda civil a la que asistí de invitada en la que nadie del lugar de celebración había pensado dónde se sentaría la madrina al dejar al novio en "el altar", mientras que eso una coordinadora profesional podría haberlo previsto en una de sus múltiples reuniones previas y la pobre señora se hubiera ahorrado el mini momento de incomodidad.

Además, los puntos extra de decoración como pueden ser rincones con alpargatas para invitadas son detalles que se escapan de la competencia del catering. Por eso, si tenemos ese rinconcito que con tanto cariño hemos pensado, la wedding puede proponerte colocar un banco para que sea más fácil cambiarse de tacones. También, para objetos más personales de decoración que no queráis que se extravíen, la wedding planner puede estar pendiente de su desmontaje conforme os vayáis moviendo de zona, mientras que dado el ritmo frenético de las cocinas, otra persona no podría.

Otro momento clave de la coordinadora de la boda es la entrada de los novios a la ceremonia. Es un momento súper especial donde queremos que todo salga como soñábamos, y tenéis que estar lo más tranquilos posible. No podéis estar pendientes de si ha llegado ya tu padre y se ha sentado donde debía, de si hay invitados que siguen fuera, de si la canción de entrada está sonando de manera correcta... Por eso es FUNDAMENTAL que haya alguien en ese primer momento de nervios que os dé confianza, que os guíe y os ayude. Además, sabiendo que hay una persona en la puerta y otra ubicada junto a los músicos, todo va a estar mucho más controlado. Porque por mucho cariño que tenga tu amiga y mucho interés que ponga tu prima, necesitáis delegar en alguien que conozca el protocolo y os acompañe de manera profesional, para que hagáis con confianza y solemnidad la entrada y podáis disfrutar de la ceremonia sin nervios.

La wedding planner que coordina, aunque no haya contratado a ninguna empresa, también debe comprobar los contratos de cada proveedor y sus competencias, para el día de la boda saber qué debemos exigirle a cada uno y que todo salga como lo teníamos planeado. Por ejemplo, si el DJ incluye o no el hilo musical durante la comida, o si la canción de entrada al convite era un extra... Muchas veces en ese momento no os acordáis y es la wedding planner la que debe saberlo y dar una respuesta sobre la marcha. También es importante que haya comprobado con antelación las necesidades de cada proveedor, por ejemplo si el DJ necesitará un enchufe o una mesa, y así tenerlo todo más controlado.

Un punto importante que también corre a cargo de la wedding planner es el contacto con los proveedores como decíamos anteriormente, en especial, con la empresa de autobuses en el último momento. En la actualidad, parece imprescindible facilitar la ida y (sobre todo) la vuelta a los invitados para evitar que nadie conduzca habiendo bebido alcohol. Sin embargo, no siempre son empresas serias o simplemente designan a sus conductores en la última semana previa a la boda (habitualmente el día anterior a la boda), cuando los novios tienen otras tareas igualmente importantes que realizar. Así que, mientras los novios disfrutan de las últimas pruebas de vestuario o se divierten en la preboda, la wedding planner termina de atar los últimos flecos respecto a este tema.

En resumen, en mi opinión, ambas figuras (la coordinadora del catering y la wedding planner que coordina la boda) son complementarias e indispensables para el éxito de una boda dado que sus tareas son diferentes e igualmente necesarias; por lo que recomiendo aclarar sus tareas y delegar en ellas para que el día de la boda salga todo perfecto y vosotros solo tengáis que dedicaros a disfrutar.

Eso es todo, espero haberos aclarado vuestras dudas. Y por último, si necesitáis coordinación profesional, mi equipo y yo estaremos felices de acompañaros en un día tan importante para vosotros. Pídenos info sin compromiso por email.

¡Os deseamos lo mejor y que vivan los novios!